arquivologia

NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS
ADMINISTRATIVOS
Prof.ª Ana Luiza Soares
CONCEITOS BÁSICOS:
• Arquivo:
•Informação
• Documento:
ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DOS
DOCUMENTOS.
Forma: é o estágio de preparação
1. Rascunho ou minuta
2. Original
3. Cópia.
Formato: É a configuração física do documento =
cartão, ficha, livro, folha, folder, cartaz.
Espécie: aspecto formal= ofícios, certidões,
atestados, atas, contratos, declarações.
Tipologias ou tipo: É a soma da espécie
documental com o objetivo= contrato de aluguel
GÊNERO DOS DOCUMENTOS
• Textuais ou escritos
• Iconográficos
•Filmográficos ou Audiovisuais
•Cartográficos
• Informáticos
•Sonoro
•Micrograficos
•Fotográficos
Obs.: O documento pode ser classificado em um ou
mais gêneros.
TIPOS DE ARQUIVOS
Quanto às entidades mantedoras:
• Públicos: mantidos por instituição pública.
• Privados: mantidos por instituições privadas.
Quanto à natureza dos documentos:
• Especiais: suporte.
• Especializados: assuntos específicos.
Quanto á extensão de sua localização:
• Setoriais: funciona no próprio setor com função de
arquivo corrente
• Central ou geral: centraliza as atividades de arquivo
em um só ambiente.
•Quanto aos valores dos documentos
• Primários =administrativo
• Secundário= histórico
Quanto ao seu estágio de evolução
• Corrente (1 fase):
-É a fase em que os documentos são criados;
-Nesta fase os documentos tramitam bastantes e
são muito consultados;
Atividades dos arquivos correntes: Protocolo,
expedição, arquivamento, empréstimo e consulta.
• Intermediária (2 fases):
-É a fase em que os documentos ainda têm valor
administrativo, mas são pouco consultados.
-Nesta fase, os documentos aguardam sua
destinação final (eliminação ou guarda permanente).
• Permanente (3 fases):
-É a fase em que os documentos já perderam seu
valor administrativo e são guardados pelo seu valor
histórico;
-Os documentos desta fase jamais serão
eliminados.
Atividades dos arquivos permanentes: Destinação,
arranjo, descrição, publicação e referência.
TABELA DE TEMPORALIDADE
É o instrumento que define o prazo de guarda
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
É o processo em que são estabelecidos prazos de
guarda nas fases correntes e intermediárias, bem como
a destinação final dos documentos
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
PROTOCOLO
É o controle da tramitação de documentos da instituição.
É uma atividade típica da fase corrente.
Atividades do setor de protocolo:
• Recebimento;
• Registro;
• Classificação;
• Expedição (distribuição);
• Controle (movimentação).
ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS
• Levantamento de dados;
• Análise dos dados coletados;
• Planejamento;
• Execução ou implantação e acompanhamento.
ARQUIVAMENTO (Na fase corrente)
acompanhamento.
ARQUIVAMENTO (Na fase corrente)
ETAPAS:
1. Inspeção;
2. Análise;
3. Ordenação;
4. Arquivamento.
GRAUS DE SIGILO
Ostensivo ou ordinário:
Sigilosos: ultra-secreto, secreto,confidencial e
reservado
A classificação é a atribuição do grau de sigilo.
A reclassificação é a alteração do grau de sigilo.
A desclassificação é a retirada do grau de sigilo.
GRAU DE SIGILO           ANOS/PRORROGAÇÃO                  ACESSO INDEVIDO
ULTRASECRETO            MÁXIMO DE 30ANOS/+30              Acarreta dano excepcionalmente
                                                                                                        grave à segurança da sociedade e do
                                                                                                         estado
    SECRETO                    MÁXIMO DE 20 ANOS/+20              Acarreta dano grave à segurança  da                                                                                                        sociedade e do estado
CONFIDENCIAL             MÁXIMO DE 10 ANOS/+10             Acarreta dano                                                                                                           a segurança sociedade e do estado

 RESERVADO   MÁXIMO DE 5ANOS/+5 Revelação não autorizada de dados                                                                                           poden comprometer planos, operações

                                                                                                      ou objetivos neles previstos.
OBS: Os prazos de classificação poderão ser prorrogados uma vez por igual período pela autoridade

responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre
a matéria.
Documentos referentes à segurança da sociedade e do estado= 30 anos (+30) de restrição.

Documentos referentes à honra e a imagem pessoal= 100 anos de restrição.
“O poder judiciário em qualquer instância poderá  determinar a divulgação dos documentos sigilosos.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
É o controle de todo fluxo de documentos da instituição, desde a criação dos mesmos até sua destinação final.
Etapas da gestão de documento:
• Produção;
• Uso (tramitação, arquivamento e outros);
• Avaliação e destinação final (eliminação ou guarda permanente).
MICROFILMAGEM
É uma técnica que permite criar uma cópia do documento em formato micro gráfico ou microficha. O
microfilme é uma imagem reduzida da forma maior: é por tanto o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer.
BENEFÍCIOS DA MICROFILMAGEM
• Valor legal;
• Acesso fácil e rápido;
• Segurança;
• Garantia de confidencialidade das informações;
• Durabilidade;
• Redução sensível de espaço.
OBS: no Brasil, a microfilmagem é normatizada pela lei 5.433/1968, regulamentada pelo decreto 1.799/1996.
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
Agentes externos que danificam os documentos
• Físicos: Umidade, temperatura, luminosidade.
• Químicos: Poeira, fumaça, tinta.
• Biológicos: Insetos, microorganismos, ratos, homem.
CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DOS
DOCUMENTOS
Temperatura e Umidade
Temperatura entre 15 a 20ºC, e umidade de 40 a 60%, evitando oscilações para não acelerar a fragilização do papel.
Principais operações de conservação:
· Desinfecção – fumigação.
· Limpeza
· Alisamento –

Métodos de restauração:
· Banho de gelatina
· Tecido
· Silking
· Laminação
· Encapsulação
TIPOS DE ARQUIVAMENTO
· Horizontal:
· Vertical:
SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO
· Sistema Direto:
· Sistema Indireto: